So sammeln Sie SEPA-Lastschriftmandate online: 7 Schritte für einen reibungslosen Checkout

Viele Kunden zögern, lange Formulare auszufüllen, wenn sie sich für Abonnements anmelden. Um dem entgegenzuwirken, betonen Sie die Sicherheit und Einfachheit Ihrer Online-SEPA-Lastschriftmandatsverfahren, um den Kunden zu versichern, dass ihre Daten geschützt sind und der Vorgang schnell und unkompliziert abläuft, was zu höheren Autorisierungsraten führt.

In diesem Artikel erklären wir die Schritte, die für die ... digitales Mandatsverfahren Für das Online-Sammeln von SEPA-Lastschriftmandaten, die Informationen, die jedes Mandat enthalten muss, und die Compliance-Anforderungen, die Unternehmen erfüllen müssen. Bleiben Sie bei uns, während wir Sie durch jede Phase des Prozesses führen, von der Mandatserstellung und Kundenautorisierung bis hin zur sicheren Speicherung und laufenden Compliance.

 7 Schritte zur Online-Erfassung von SEPA-Mandaten

Um SEPA-Lastschriftmandate online zu sammeln, folgen Sie diesen Schritten:

Schritt 1: Wählen Sie eine Lösung zur Online-Erfassung von SEPA-Lastschriftmandaten 

Der erste Schritt besteht darin, zu wählen, wie Sie SEPA-Mandate online erfassen möchten, und eine Lösung auszuwählen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert. Berücksichtigen Sie Optionen wie Zahlungsdienstleister (PSPs) wie GreenMandate, Stripe und GoCardless sowie E-Signatur-Lösungen und bewerten Sie deren Kompatibilität mit Ihrer technischen Infrastruktur.

Zahlungsdienstleister wie GreenMandate, Stripe und GoCardless unterstützen Unternehmen dabei, digitale Mandate für Händler, Sammeln Sie Kundenautorisierungen, speichern Sie Mandatsaufzeichnungen und verarbeiten Sie wiederkehrende SEPA-Lastschriften an einem Ort. E-Signatur-Lösungen konzentrieren sich auf die digitale Einholung der Kundenzustimmung und lassen sich in Ihren bestehenden Zahlungsablauf integrieren.

Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihren geschäftlichen und technischen Anforderungen sowie zu Ihren Zielen im Hinblick auf das Kundenerlebnis passt.

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Schritt 2: Kundendaten erfassen

Bevor Sie SEPA-Lastschriftmandate online einholen, sammeln Sie alle Informationen, die für die Mandatsgenehmigung erforderlich sind, einschließlich der Details, die zur Erstellung eines gültigen SEPA-Lastschriftmandats benötigt werden:

• Kundenname/Firmenname
• Rechnungsadresse
• IBAN (Internationale Bankkontonummer)
• Kontaktdaten

Schritt 3: SEPA-Lastschriftmandat erstellen

Der nächste Schritt ist die Erstellung eines digitalen Mandats, das alle nach SEPA-Regeln erforderlichen Informationen enthält, damit die Kunden es elektronisch ausfüllen können.

Schritt 4: Einverständnis des Kunden einholen

Dieser Schritt ist ein wichtiger Teil der SEPA-Lastschriftmandat-Autorisierungs-Workflow da Kunden zukünftige Lastschriftzahlungen von ihren Bankkonten autorisieren müssen. Nachdem Sie das Mandat vorbereitet haben, können Kunden es direkt über Ihre Website, die Checkout-Seite oder Ihre mobile Anwendung mit einer der folgenden Methoden autorisieren:

• Kontrollkästchen-Autorisierung
• Überprüfung mittels Einmalpasswort
• Digitale Signaturautorisierung
• Erweiterte digitale Signaturautorisierung

Schritt 5: Kundeninformationen validieren

Bevor das Mandat zur Bearbeitung an die Bank gesendet wird, sollten Unternehmen Kundenautorisierung online einholen und die Richtigkeit der vom Kunden gemachten Angaben zu überprüfen. Insbesondere ist Folgendes zu prüfen:

• IBAN-Konformität mit dem geforderten Muster
• Ob der Kunde alle erforderlichen Informationen bereitgestellt hat
• Identität der Kunden und Bankverbindungsdaten
• Nachweis der Berechtigung

Schritt 6: Mandate zur Dokumentation speichern

Wenn Sie SEPA-Lastschriftmandate online einholen, dokumentieren Sie jede Mandatsermächtigung und speichern Sie diese sicher. Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Informationen für die Einhaltung von Vorschriften und zukünftige Referenzen speichern:

• Mandatsnummer
• Kunden-Einverständnisaufzeichnungen
• Datum und Uhrzeit der Autorisierung
• Unterschrift des Kunden
• Prüfprotokolldetails

Schritt 7: Optimieren Sie Ihren Autorisierungsfluss

Ein einfacher und leicht verständlicher Autorisierungsfluss führt zu höheren Autorisierungsraten:

• Halten Sie Ihr Autorisierungsformular kurz
• Mobile Autorisierungsfunktion aktivieren
• Berechtigungsformulare nach Möglichkeit vorab ausfüllen
• Informationen in Echtzeit validieren
• Machen Sie Ihre Ablaufanweisungen klar

Was sind die Compliance-Anforderungen für Online-SEPA-Lastschriftmandate?

Bei der Online-Einholung von SEPA-Lastschriftmandaten ist es unerlässlich, die rechtlichen Konsequenzen einer Nichteinhaltung zu verstehen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen der EPC, der eIDAS-Verordnung und der DSGVO erfüllen, um Strafen und rechtliche Risiken zu vermeiden und das Vertrauen Ihrer Kunden zu erhalten.

EPC-Vorschriften

EPC-Vorschriften geben Details zur ordnungsgemäßen Erstellung von SEPA-Lastschriftmandaten. Alle Mandate sollten die notwendigen Informationen enthalten, eine zuverlässige und ordnungsgemäß formulierte Autorisierungsaussage liefern und einen Nachweis der zuverlässigen Autorisierung durch den Kunden beinhalten.

eIDAS-Verordnung

Obwohl die SEPA-Verordnung keine qualifizierte elektronische Signatur vorschreibt, müssen Unternehmen nachweisen, dass das SEPA-Lastschriftmandat genehmigt wurde und die Ermächtigung mit dem Kunden verknüpft werden kann, der seine Zustimmung erteilt hat.

DSGVO-Vorschriften

Fordern Sie nicht mehr Informationen an, als für SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind. Die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen durch Ihr Unternehmen kann rechtliche Risiken reduzieren und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Aufbewahrungsrichtlinie

Kreditoren müssen Mandate mindestens 14 Monate nach der letzten SEPA-Transaktion aufbewahren, um mögliche Beschwerden oder Streitigkeiten zu erleichtern.

Welche Informationen werden für ein SEPA-Lastschriftmandat benötigt?

Um nachzukommen SEPA-Lastschriftmandat-Anforderungen, muss jedes Mandat die folgenden zwingenden Angaben enthalten:

Warum SEPA-Mandate online einziehen?

Nach dem Europäischer Zahlungsverkehrsausschuss, “Einfachheit, Komfort und Effizienz” sind die Kernvorteile von SEPA, die Euro-Zahlungen für Verbraucher und Unternehmen in den teilnehmenden Ländern erleichtern. Aufbauend auf diesen Vorteilen bietet die Online-Erfassung von SEPA-Mandaten mehrere zusätzliche Vorteile, darunter:

• Schnellere Genehmigung: Benutzer können das Formular online ausfüllen und innerhalb weniger Minuten ein Mandat genehmigen. Beispielsweise kann ein abonnementbasiertes Unternehmen Online-Autorisierungen erhalten, wenn Kunden einen Kauf tätigen, und Abonnements sofort aktivieren.
• Reduzierte Fehler Webformulare überprüfen Informationen vor der Übermittlung, was Fehler und fehlgeschlagene Zahlungsabwicklungen reduziert. Zum Beispiel, Beste SEPA-Lastschriftmandatssoftware kann überprüfen, ob eine IBAN ungültig ist, bevor die Informationen zur Verarbeitung gesendet werden.
• Vereinfachte Verwaltung Automatisiert Digitalmandat leicht mit Zahlungslösungen interagieren und die Buchhaltung vereinfachen. Softwareunternehmen können beispielsweise automatisch eindeutige Mandatsreferenzen ausstellen und Zahlungen basierend auf geplanten Terminen vornehmen.
• Verbesserte Benutzererfahrung: Nutzer können Transaktionen einfach online autorisieren, ohne Dokumente ausdrucken oder per Post versenden zu müssen. Fitnessstudio-Mitglieder können sich beispielsweise einfach über ihr Smartphone anmelden und Zahlungen autorisieren.
• Einfacher Zugriff auf Aufzeichnungen: Da das System alle Aufzeichnungen digital speichert, können Sie die vorgeschriebenen Aufzeichnungen jederzeit problemlos finden. Zum Beispiel kann ein Unternehmen leicht Aufzeichnungen finden, um eine Genehmigung zu erhalten, wenn ein Benutzer eine Transaktion bestreitet.

Risiken bei der Online-Erfassung von SEPA-Lastschriftmandaten

Um SEPA-Lastschriftmandate erfolgreich online einzuholen und rechtskonform zu bleiben, vermeiden Sie die folgenden häufigen Fehler:

Obligatorische Informationen weglassen

Ein Mandat mag auf den ersten Blick vollständig erscheinen, aber das Fehlen einer Erklärungsformulierung, einer IBAN oder eines anderen erforderlichen Details kann es ungültig machen.

Schwache Authentifizierung nutzen

Ein Kunde klickt auf “Ich stimme zu”, füllt das Formular aus und geht weiter. Später kann es jedoch schwierig werden, nachzuweisen, dass die Autorisierung vom Kontoinhaber stammt.

Kundenbenachrichtigungen überspringen

Eine Zahlung erscheint auf dem Konto eines Kunden ohne vorherige Erinnerung, was zu Verwirrung führt und die Wahrscheinlichkeit von Beschwerden oder Streitigkeiten erhöht. Betrachten Sie eine Fitnessstudio-Mitgliedschaft, die automatisch per SEPA-Lastschrift verlängert wird. Da der Kunde nie eine Vorabinformation über die bevorstehende Abbuchung erhält, geht er davon aus, dass die Abbuchung betrügerisch ist und kontaktiert sofort seine Bank, um eine Rückerstattung zu verlangen.

Fehlerhafte Verwaltung von Mandatsunterlagen

Eine Anfrage zur Autorisierungsprüfung trifft ein, aber der Mandatsdatensatz kann nicht schnell gefunden werden, was die Antwort verzögert und Compliance-Herausforderungen mit sich bringt.

Anbieteranforderungen übersehen

Ein Lastschriftmandat durchläuft die internen Prüfungen, wird jedoch von der Bank oder dem Zahlungsdienstleister abgelehnt, da es eine bestimmte Anforderung bei der Einreichung nicht erfüllt. Beispielsweise holt ein Unternehmen zwar eine gültige Kundenermächtigung ein, vergisst jedoch, bei der Einreichung der Lastschriftdatei die korrekte Mandatsreferenznummer anzugeben. Der Zahlungsdienstleister lehnt die Transaktion ab, sodass das Unternehmen diese erneut einreichen muss und sich der Einzug verzögert.

Warum GreenMandate für die Online-SEPA-Mandatsammlung wählen? 

Viele Unternehmen entscheiden sich für GreenMandate, um SEPA-Einzugsermächtigungen online einzuholen, da dies folgende Vorteile bietet:

• SEPA-Lastschriftmandate über einen vollständig digitalen Prozess sammeln.
• Verringern Sie Reibungsverluste beim Bezahlvorgang und bei der Autorisierung.
• Beschleunigen Sie die Kundenaufnahme und die Zahlungsabwicklung.
• Kundendaten mit sicherer Authentifizierung verifizieren.
• Erfassen Sie die Einwilligung mithilfe von elektronischen Signaturen, die den eIDAS-Vorschriften entsprechen.
• Speichern und verwalten Sie Mandatsdaten an einem Ort.
• Unterstützung von Abonnements und Abläufen für wiederkehrende Zahlungen.
• Steigern Sie die Konversionsraten durch eine einfachere Benutzererfahrung

Schlussgedanken

Um SEPA-Lastschriftmandate erfolgreich online zu sammeln, benötigen Unternehmen einen Prozess, der Zahlungen konform hält, ohne unnötige Reibung für die Kunden zu schaffen. Durch die digitale Einholung der Autorisierung, die Überprüfung der Zahlungsdetails und die sichere Speicherung der Mandatsaufzeichnungen können Unternehmen wiederkehrende Zahlungen vereinfachen und den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren. Mit wachsendem Kundenvolumen wird die manuelle Verwaltung von Mandaten schwieriger, was digitale Mandatsverwaltungstools zu einem praktischen Mittel macht, um Aufzeichnungen zu zentralisieren, die Transparenz zu verbessern und sowohl für Kunden als auch für interne Teams ein reibungsloseres Erlebnis zu schaffen. Für die meisten Unternehmen empfehlen wir die Verwendung einer dedizierten SEPA-Mandatsverwaltungslösung, wie z. B. GraanMandate, um Abläufe zu optimieren, die Konformität zu gewährleisten und das Fehlerrisiko bei steigendem Zahlungsvolumen zu reduzieren. 

FAFragen

Wer ist für die Aufbewahrung eines SEPA-Mandats verantwortlich? 

Der Gläubiger (das Unternehmen, das die Zahlung einzieht) ist dafür verantwortlich, das Originalmandat aufzubewahren und Aufzeichnungen über etwaige Änderungen oder Widerrufe zu führen.

Sind Online-SEPA-Lastschriftmandate rechtlich gültig? 

Um SEPA-Lastschriftmandate rechtlich online einzuziehen, müssen Unternehmen die Zustimmung des Kunden einholen, alle erforderlichen Mandatsdetails erfassen und ordnungsgemäße Genehmigungsaufzeichnungen führen.

Kann ein Kunde ein SEPA-Mandat kündigen? 

Kunden können ein SEPA-Lastschriftmandat jederzeit widerrufen, indem sie je nach den Umständen den Gläubiger oder ihre Bank informieren. Sobald ein Mandat widerrufen wurde, sollten keine weiteren SEPA-Lastschriften mehr unter dieser Genehmigung eingezogen werden, wenn Sie SEPA-Mandate online einziehen.

Laufen SEPA-Lastschriftmandate ab?  

Ja, gemäß dem Europäischer Zahlungsverkehrsausschuss (EZV), Ein SEPA-Lastschriftmandat erlischt automatisch, wenn 36 Monate lang keine Abbuchung im Rahmen dieses Mandats erfolgt ist. Nach Ablauf des Mandats müssen Unternehmen eine neue Einzugsermächtigung einholen, bevor sie weitere Zahlungen einziehen können.