Comment collecter les mandats SEPA en ligne : 7 étapes pour un paiement sans friction

De nombreux clients hésitent à remplir des formulaires longs lorsqu'ils s'inscrivent à des abonnements. Pour y remédier, mettez l'accent sur la sécurité et la simplicité de votre processus de mandat SEPA en ligne, rassurant les clients sur le fait que leurs données sont protégées et que le processus est rapide et simple, encourageant ainsi des taux d'autorisation plus élevés.

Dans cet article, nous allons expliquer les étapes impliquées dans processus de mandat numérique pour la collecte en ligne des mandats SEPA, les informations que chaque mandat doit comporter, ainsi que les exigences de conformité auxquelles les entreprises doivent se conformer. Suivez-nous tout au long de ce guide, où nous vous présenterons chaque étape du processus, de la création du mandat et de l'autorisation du client jusqu'au stockage sécurisé et au maintien de la conformité.

 7 étapes pour collecter des mandats SEPA en ligne

Pour collecter les mandats SEPA en ligne, suivez ces étapes :

Étape 1 : Choisir une solution pour collecter les mandats SEPA en ligne 

La première étape consiste à choisir la manière dont vous souhaitez collecter les mandats SEPA en ligne et à sélectionner une solution qui s'intègre facilement à vos systèmes existants. Envisagez des options telles que les prestataires de services de paiement (PSP) comme GreenMandate, Stripe et GoCardless, ainsi que les solutions de signature électronique, et évaluez leur compatibilité avec votre infrastructure technique.

Les PSP tels que GreenMandate, Stripe et GoCardless aident les entreprises à créer mandats numériques pour les commerçants, collecter l'autorisation des clients, stocker les mandats et traiter les paiements récurrents par prélèvement SEPA en un seul endroit. Les solutions de signature électronique se concentrent sur la collecte du consentement des clients par voie numérique et peuvent s'intégrer à votre flux de paiement existant.

Choisissez l'option qui correspond le mieux à votre entreprise, à vos exigences techniques et à vos objectifs en matière d'expérience client.

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Étape 2 : Rassembler les détails du client

Avant de collecter des mandats SEPA en ligne, rassemblez toutes les informations requises pour l'autorisation du mandat, y compris les détails nécessaires à la création d'un mandat SEPA valide :

• Nom du client/Nom de l'entreprise
• Adresse de facturation
• IBAN (Numéro de Compte Bancaire International)
• Coordonnées

Étape 3 : Rédiger un mandat SEPA

La prochaine étape consiste à créer un mandat numérique qui contient toutes les informations requises par les règles SEPA afin que les clients puissent le remplir électroniquement.

Étape 4 : Recevoir le consentement du client

Cette étape est une partie importante de la Flux de travail d'autorisation de mandat SEPA car les clients doivent autoriser les futurs paiements par prélèvement automatique depuis leurs comptes bancaires. Après avoir préparé le mandat, les clients peuvent l'autoriser directement via votre site web, votre page de paiement ou votre application mobile en utilisant l'une des méthodes suivantes :

• Case à cocher autorisation
• Vérification par mot de passe à usage unique
• Autorisation de signature numérique
• Approbation de signature numérique avancée

Étape 5 : Vérifier les informations client

Avant d'envoyer le mandat à la banque pour traitement, les entreprises doivent recueillir l'autorisation des clients en ligne et vérifier que le client a fourni des informations exactes. Concrètement, cela implique de vérifier :

• Conformité de l'IBAN avec le modèle requis
• Si le client a fourni toutes les informations requises
• Identité des clients et détails du compte bancaire
• Preuve d'autorisation

Étape 6 : Enregistrer les mandats pour la documentation

Lorsque vous collectez des mandats SEPA en ligne, documentez chaque autorisation de mandat et stockez-la en toute sécurité. Veillez à enregistrer les informations suivantes pour la conformité et les références futures :

• Numéro de mandat
• Documents de consentement des clients
• Date et heure d'autorisation
• Signature du client
• Détails de la piste d'audit

Étape 7 : Optimisez votre flux d'autorisation

Un flux d'autorisation simple et facile à suivre entraînera une augmentation des taux d'autorisation :

• Gardez votre formulaire d'autorisation court
• Activer la capacité d'autorisation mobile
• Pré-remplir les formulaires d'autorisation dans la mesure du possible
• Valider les informations en temps réel
• Rendez vos instructions de flux claires

Quelles sont les exigences de conformité pour les mandats SEPA en ligne ?

Lorsque vous collectez des mandats SEPA en ligne, il est crucial de comprendre les conséquences juridiques de la non-conformité. Assurez-vous de respecter les exigences de l'EPC, du eIDAS et du RGPD pour éviter les pénalités et les risques juridiques, et pour maintenir la confiance de vos clients.

Règlementation EPC

Les réglementations de l'EPC fournissent des détails sur la génération correcte des mandats SEPA. Tous les mandats doivent contenir les informations nécessaires, fournir une déclaration d'autorisation fiable sous la forme appropriée et inclure la preuve de l'autorisation fiable du client.

Règlement eIDAS

Bien que la réglementation SEPA ne spécifie pas l'utilisation d'une signature électronique qualifiée, les entreprises doivent prouver que le mandat SEPA a été approuvé et que l'autorisation peut être liée au client qui a donné son consentement.

Réglementations RGPD

Ne demandez pas plus d'informations que nécessaire pour les mandats SEPA. Maintenir votre entreprise en conformité avec les exigences du RGPD peut réduire les risques juridiques et améliorer la satisfaction de la clientèle.

Politique de conservation

Les créanciers doivent conserver les mandats pendant au moins 14 mois suivant la dernière opération SEPA, afin de faciliter d'éventuelles réclamations ou litiges.

Quelles informations sont requises pour un mandat SEPA ?

Se conformer à Exigences du mandat SEPA, chaque mandat doit inclure les détails obligatoires suivants :

Pourquoi collecter des mandats SEPA en ligne ?

Selon le Conseil européen des paiements, “ Simplicité, commodité et efficacité ” sont les principaux avantages de la SEPA, qui facilitent les paiements en euros pour les consommateurs et les entreprises dans les pays participants. Fort de ces avantages, la collecte des mandats SEPA en ligne offre plusieurs avantages supplémentaires, notamment :

• Autorisation plus rapide : Les utilisateurs peuvent remplir le formulaire en ligne et approuver un mandat en quelques minutes. Par exemple, une entreprise par abonnement peut obtenir des autorisations en ligne lorsque les clients effectuent un achat, activant ainsi les abonnements instantanément.
• Erreurs réduites Les formulaires web vérifient les informations avant la soumission, ce qui réduit les erreurs et les échecs de traitement des paiements. Par exemple, Meilleur logiciel de mandat SEPA peut vérifier si un IBAN est invalide avant d'envoyer les informations pour traitement.
• Administration simplifiée : Automatisé mandat numérique peuvent interagir facilement avec des solutions de paiement et simplifier la tenue des registres. Par exemple, les éditeurs de logiciels peuvent émettre automatiquement des références de mandat uniques et effectuer des paiements selon des dates prévues.
• Expérience utilisateur améliorée : Les utilisateurs peuvent autoriser facilement des transactions en ligne sans avoir à imprimer ou envoyer de documents par courrier. Par exemple, les membres d'un centre de fitness peuvent facilement s'inscrire et autoriser des paiements depuis leur smartphone.
• Accès facile aux dossiers : Étant donné que le système stocke tous les enregistrements numériquement, vous pouvez facilement retrouver les enregistrements obligatoires en cas de besoin. Par exemple, une entreprise retrouvera facilement des enregistrements pour obtenir une autorisation si un utilisateur conteste la transaction.

Risques lors de la collecte des mandats SEPA en ligne

Pour collecter avec succès des mandats SEPA en ligne et rester en conformité, évitez les erreurs courantes suivantes :

Omission d'informations obligatoires

Un mandat peut sembler complet à première vue, mais l'absence d'une formulation d'autorisation, d'un IBAN ou d'un autre détail requis peut le rendre invalide.

S'appuyer sur une authentification faible

Un client clique sur “J'accepte”, remplit le formulaire et passe à autre chose. Plus tard, cependant, prouver que l'autorisation émane du titulaire du compte peut s'avérer difficile.

Ignorer les notifications client

Un paiement apparaît sur le compte d'un client sans rappel préalable, créant confusion et augmentant le risque de réclamations ou de litiges. Prenons l'exemple d'un abonnement de fitness qui se renouvelle automatiquement par prélèvement SEPA. Comme le client ne reçoit pas de notification préalable du prélèvement à venir, il suppose que le prélèvement est frauduleux et contacte immédiatement sa banque pour demander un remboursement.

Mauvaise gestion des dossiers de mandat

Une requête de preuve d'autorisation arrive, mais le dossier de mandat ne peut être trouvé rapidement, retardant la réponse et créant des problèmes de conformité.

Surveillance des exigences des fournisseurs

Un mandat passe les vérifications internes, mais la banque ou le fournisseur de paiement le rejette car il ne répond pas à une exigence de soumission spécifique. Par exemple, une entreprise recueille l'autorisation valide du client mais oublie d'inclure le numéro de référence de mandat correct lors de la soumission du fichier de prélèvement automatique. Le fournisseur de paiement rejette la transaction, obligeant l'entreprise à la soumettre à nouveau et retardant la collecte.

Pourquoi choisir GreenMandate pour la collecte de mandats SEPA en ligne ? 

De nombreuses entreprises choisissent GreenMandate pour collecter les mandats SEPA en ligne en raison des avantages suivants :

• Collectez les mandats SEPA par un processus entièrement numérique.
• Réduisez les frictions lors du paiement et de l'autorisation.
• Accélérez l'intégration des clients et la configuration des paiements.
• Vérifiez les identités des clients avec une authentification sécurisée.
• Capturer un consentement à l'aide de signatures électroniques conformes à eIDAS.
• Stockez et gérez les mandats en un seul endroit.
• Prend en charge les abonnements et les flux de paiement récurrents.
• Augmentez les taux de conversion grâce à une expérience utilisateur simplifiée

Dernières réflexions

Pour collecter avec succès les mandats SEPA en ligne, les entreprises ont besoin d'un processus qui maintient la conformité des paiements sans créer de frictions inutiles pour les clients. En collectant l'autorisation numériquement, en vérifiant les détails de paiement et en conservant en toute sécurité les enregistrements des mandats, les entreprises peuvent simplifier les paiements récurrents et réduire l'administration manuelle. À mesure que le volume de clients augmente, la gestion manuelle des mandats devient plus difficile, faisant des outils numériques de gestion des mandats un moyen pratique de centraliser les enregistrements, d'améliorer la visibilité et de créer une expérience plus fluide pour les clients et les équipes internes. Pour la plupart des entreprises, nous recommandons l'utilisation d'une solution dédiée de gestion des mandats SEPA, telle que GraanMandate, pour rationaliser les opérations, maintenir la conformité et réduire le risque d'erreurs à mesure que les volumes de paiement augmentent. 

FAQs

Qui est responsable du stockage d'un mandat SEPA ? 

Le créancier (l'entreprise qui encaisse le paiement) est responsable de la conservation du mandat original et de la tenue à jour des enregistrements de toute modification ou annulation.

Les mandats SEPA en ligne sont-ils légalement valables ? 

Pour collecter légalement des mandats SEPA en ligne, les entreprises doivent obtenir le consentement du client, recueillir tous les détails requis du mandat et conserver des registres d'autorisation appropriés.

Un client peut-il annuler un mandat SEPA ? 

Les clients peuvent annuler un mandat SEPA à tout moment en informant le créancier ou leur banque, selon les circonstances. Une fois qu'un mandat est annulé, aucune autre prélèvement SEPA ne doit être traitée sous cette autorisation lorsque vous collectez des mandats SEPA en ligne.

Les mandats SEPA expirent-ils ?  

Oui, selon les Conseil des systèmes européens de paiement (CSEP), un mandat SEPA expire automatiquement si aucun prélèvement n'a été effectué dans le cadre de ce mandat pendant 36 mois. Une fois le mandat expiré, les entreprises doivent obtenir une nouvelle autorisation avant de pouvoir prélever des paiements supplémentaires.